DMS - Ihr Dokumenten-Management-System
Vereinfacht gesagt, ist ein Dokumentenmanagementsystems (DMS) die digitale Version eines Aktenschrankes oder Archivkellers zur Aufbewahrung von unternehmensrelevanten Dokumenten. Demnach unterstützt ein DMS Sie u.a. auf dem Weg zur Erschaffung eines papierlosen Büros.
Schnell finden & Aufbewahren
Indem Sie Ihre elektronischen Dokumente und Akten zentral in einem DMS aus unserer SoftwareFABrik digital ablegen, brauchen Sie und Ihr Team nicht Stunden oder Tage, um ein Dokument zu finden, sondern erhalten schnell Zugriff auf das verschlagwortete Dokument – vorausgesetzt, die Person hat die entsprechenden Zugriffsrechte für das Öffnen oder Bearbeiten des Dokuments.
Effiziente und transparente Teamarbeit mit versionierten Dokumenten
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie digital nachvollziehen, welche Person im Moment daran arbeitet. So wird ein doppelter Datenbestand verhindert und es ist zudem schnell erkennbar, ob die Bearbeitung vollständig abgeschlossen ist (z.B. ob eine Rechnung bereits freigeben ist). Um die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu vereinfachen, besteht die Möglichkeit, offene Aufgaben zuzuweisen, Wiedervorlagen sowie Notizen für Teammitglieder anzulegen und sich vom System an Fristen zum Aufbewahren und Löschen von Dokumenten erinnern zu lassen.
Team-Features
- Detaillierte Berechtigungen und Freigabeprozesse
- Beliebig viele Nutzer-Accounts ohne Mehrkosten
- Zielgruppenspezifische Reports und Auswertungen
- Multi-User-Web-Anwendung auch mobil nutzbar
- Zeitlich gesteuerte Jobs und Termin-Erinnerungen
Design-Features
- Individuelles Corporate Design
- Benutzerspezifische Filter und Ansichten
- Interaktive Karten, Fortschrittsbalken und Diagramme
- Intuitive und konfigurierbare Bedienoberflächen
Sicherheit-Features
- Aktuelle Software durch automatische Updates
- Regelmäßige Backups
- Integriertes Monitoringsystem
- Betrieb: On-premises oder SaaS
- Server-Standorte in Deutschland
Technik-Features
- Externe Webservices integrierbar
- Template-Exporte in verschiedene Formate (PDF, JPG, XLSX, XML, JSON, CSV, PPTX, DOCX, HTML, MP4)
- Integration der Anwendung in die bestehende IT-Landschaft
- Anbindung an externe Systeme mittels Connectoren
- Code für spezielle Funktionen mittels Plugin-Mechanismus integrierbar